Les petites et moyennes entreprises (TPE) sont confrontées à de nombreux défis, dont la gestion des documents. En effet, les documents sont un élément essentiel de toute entreprise, qu’il s’agisse de documents internes, de contrats, de factures ou de courriers. Leur traitement peut être chronophage et fastidieux, et nécessite souvent l’intervention de plusieurs personnes.
Workflow Central de Xerox est une solution complète qui permet aux TPE de gérer leurs documents de manière efficace et rentable. Cette solution cloud offre une gamme de fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques des TPE, notamment :
- La traduction automatique de documents dans plus de 40 langues
- La conversion de documents dans différents formats, y compris PDF, Word, Excel et PowerPoint
- La sécurité des documents grâce à des fonctionnalités de chiffrement et de contrôle d’accès
La traduction automatique de documents
Les TPE qui travaillent avec des clients internationaux peuvent bénéficier de la traduction automatique de documents. Workflow Central de Xerox propose une traduction automatique de haute qualité, réalisée par des algorithmes d’apprentissage automatique. Cette fonctionnalité permet aux TPE de gagner du temps et de l’argent en évitant d’avoir à faire appel à un traducteur professionnel.
La conversion de documents
Les TPE qui doivent traiter des documents dans différents formats peuvent également bénéficier de la conversion de documents de Workflow Central. Cette fonctionnalité permet de convertir des documents PDF, Word, Excel ou PowerPoint dans un autre format, par exemple pour les rendre compatibles avec un logiciel spécifique ou pour faciliter leur partage.
La sécurité des documents
La sécurité des documents est une préoccupation majeure pour les TPE. Workflow Central de Xerox offre une gamme de fonctionnalités qui permettent de sécuriser les documents, notamment :
- Le chiffrement des documents pour les protéger contre les accès non autorisés
- Le contrôle d’accès aux documents pour limiter l’accès aux personnes autorisées
- La traçabilité des documents pour suivre leur historique
Comment Workflow Central aide les TPE
Workflow Central de Xerox peut aider les entreprises à gérer leurs documents de manière efficace et rentable, en leur offrant les avantages suivants :
- Gain de temps : Workflow Central automatise de nombreuses tâches liées aux documents, ce qui permet aux employés de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Réduction des coûts : Workflow Central permet aux TPE de réduire leurs coûts en évitant d’avoir à faire appel à des prestataires externes pour la traduction, la conversion ou la sécurité des documents.
- Amélioration de la productivité : Workflow Central permet aux TPE d’améliorer leur productivité en fluidifiant le processus de traitement des documents.
Cas pratique
La société IFM-France est une TPE spécialisée dans la fourniture de matériel informatique aux entreprises. L’entreprise travaille avec des clients internationaux et doit donc traduire de nombreux documents dans différentes langues. Elle utilise également des logiciels de gestion différents, ce qui nécessite la conversion de documents dans différents formats.
IFM-France a adopté Workflow Central de Xerox pour gérer ses documents. Cette solution a permis à l’entreprise de gagner du temps et de l’argent, tout en améliorant la productivité de ses employés.
Grâce à la traduction automatique de Workflow Central, IFM-France peut désormais traduire des documents dans plus de 150 langues en quelques secondes. Cela lui permet de répondre plus rapidement aux demandes de ses clients internationaux.
Workflow Central de Xerox est une solution complète qui offre aux TPE une gamme de fonctionnalités qui répondent à leurs besoins spécifiques. Cette solution permet aux TPE de gagner du temps, de réduire leurs coûts et d’améliorer leur productivité.
