L’activité de l’entreprise génère beaucoup de documents et factures. Simplifier le suivi et la gestion de nombreux clients ? Envie de consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée ? Anticiper la législation ?

Depuis janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public, doivent transmettre leurs factures sous format électronique, via la plateforme Chorus Pro, portail unique pour adresser toutes les entités publiques.

La loi de finances 2020 généralise cette exigence au secteur privé : toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique au 1er juillet 2024. Une obligation d’émettre les factures par voie électronique ainsi que certaines de leurs données à l’administration fiscale s’imposera également aux entreprises de manière progressive entre 2024 et 2026.

La dématérialisation est la solution, elle aide dans les tâches chronophages et accompagne de la signature au suivi de paiement.

Faciliter votre quotidien et libérer du temps grâce à l’automatisation des tâches : génération d’écritures comptables, envoi de facture clients (via email, Chorus Pro, papier), comparaison d’écritures comptables/ bancaires, signatures de contrats, etc…

Il s’agit d’une solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation des échanges et d’automatisation des tâches répétitives. Son objectif : archiver, classer, automatiser et exploiter.

Zeendoc va permettre une transition numérique évolutive. Service par service, cet outil unique va permettre de dématérialiser les données, le temps de s’organiser et de se mettre en place. Pour toutes les entreprises qui veulent évoluer vers un lieu de travail entièrement numérique, la solution est idéale.

Il peut traiter tous les documents d’une entreprise et permet de les retrouver de façon rapide et précise, sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette mise à disposition se fait de façon totalement sécurisée.

Zeendoc accompagne les entreprises dans la dématérialisation des échanges conformément aux législations : RGPD, Chorus Pro, Loi Macron, bulletin de paie électronique, signature électronique de contrats commerciaux. L’application Zeendoc lira l’ensemble de ces documents, les classera automatiquement et les restituera en un clic.

Les bénéfices de ZEENDOC :

Zeendoc va être utile pour différentes fonctionnalités :

Factures fournisseurs

En quelques clics, Zeendoc apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur. Les échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés. Les risques d’erreurs ou d’oublis diminuent.

Les différentes étapes sont simplifiées, automatisées voire éliminées :

• La réception d’un document d’un fournisseur se fait soit par courrier, soit au format électronique.
• La solution Zeendoc analyse les documents, reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur.
• La circulation des devis, bons de commande et factures permet d’identifier clairement le rôle des différents collaborateurs et de mettre en place un circuit de validation.
• Une fois l’information archivée, l’indexage retrouve facilement les documents et fait gagner du temps pour se consacrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.

Factures clients

Création des factures, traitement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client (devis, bon de commande ou de livraison …), gestion des envois, contrôle des paiements, litiges… Le logiciel GED Zeendoc va réduire drastiquement le temps consacré à ces opérations.

Zeendoc permet la diffusion instantanée de toutes les factures en associant automatiquement les documents liés. Plus de saisie ni de risque d’erreur, l’adresse des destinataires est automatiquement identifiée, e-mail ou physique selon le mode d’envoi associé à chaque client et la transmission sécurisée permet un suivi en temps réel.

Les clients peuvent accéder à un espace dédié, véritable coffre-fort qui contient leurs factures électroniques archivées.

Notes de frais

Pour vos collaborateurs en déplacement, grâce à l’application mobile Zeendoc, les collaborateurs :

-Photographient leurs justificatifs avec leur téléphone,
-Envoient automatiquement leurs notes de frais dans Zeendoc,
-Plus de perte de justificatif, et des dépenses immédiatement partagées avec l’entreprise.

Gestion des Ressources Humaines
Gérer rapidement les dossiers salariés, avec un suivi numérique des dossiers de candidature, une dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel, la signature électronique des documents et contrats de travail, un formulaire et un circuit de validation de demandes de congés, de formations.

Dossiers clients

Signatures des contrats, capture d’éléments complémentaires au dossier client, traitement des factures, classement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements, litiges…

“Signez facilement de manière digitale“. Zeendoc permet d’envoyer par email des documents non réglementés comme les bons de livraison, ordres de réparation et de les faire signer électroniquement par vos clients. Plus de pertes de documents ou de temps, l’information est immédiatement transmise à votre entreprise et permet de facturer rapidement. La signature possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Les factures électroniques peuvent être signées avec un certificat RGS (Référentiel général de sécurité), avant d’être envoyées à vos clients et archivées pendant 10 ans dans un coffre-fort électronique à valeur probante.

Ce qu’en pense les clients ?