Voici un podcast virtuel (généré via IA) sur le sujet de la GED.
La numérisation et la dématérialisation sont présentées comme des étapes cruciales pour les organisations, en particulier dans un contexte de télétravail croissant et de politiques éco-responsables visant le « Zéro Papier ». Les experts soulignent une multitude d’avantages, fruit de plus de 20 ans d’expérience dans le domaine.
Ceux qui préfèrent la version écrite 🖋 :
Zeendoc propose une solution de gestion documentaire 100% Cloud spécialement conçue pour les entreprises et les collectivités locales. Cette solution est entièrement sécurisée et hébergée en France, s’appuyant sur trois centres de données géographiquement distants.
L’objectif principal de Zeendoc est de simplifier la gestion des documents et la dématérialisation des échanges. Elle vise à permettre aux organisations de réduire leurs coûts, d’augmenter leur productivité et d’améliorer la satisfaction de leurs clients, partenaires et collaborateurs. Les utilisateurs témoignent que Zeendoc est « un assistant au quotidien et la mémoire intelligente de votre entreprise », et qu’elle « s’adapte à nous et non l’inverse ».
Voici les aspects clés de Zeendoc en tant que solution de gestion documentaire Cloud :
• Gain de temps et d’argent :
◦ Zeendoc collecte, classe, centralise, archive et met à disposition l’ensemble des informations documentaires.
◦ Elle permet de retrouver rapidement et précisément des informations sur divers supports (ordinateur, tablette, smartphone).
◦ La valorisation des données conduit à l’automatisation de tâches répétitives, comme la génération d’écritures comptables, la validation de factures fournisseurs, l’envoi de factures clients, ou les circuits de validation de notes de frais.
• Fonctionnalités avancées et adaptabilité :
◦ La solution est modulaire et s’adapte aux besoins et à l’environnement de chaque utilisateur.
◦ Elle inclut les mises à jour.
◦ Offre des utilisateurs illimités sans surcoût et est accessible via tous les navigateurs.
◦ Le stockage est offert et certifié ISO 27001.
• Cycle de vie complet du document :
◦ Dépôt des documents : Les méthodes de dépôt sont multiples et adaptées à tous types de supports et formats. Cela inclut la numérisation par lots, l’imprimante virtuelle, l’interface directe avec Outlook, le glisser/déposer, les connecteurs multifonctions, le dépôt direct depuis les outils Office, l’utilisation de séparateurs tampon, de codes-barres ou de marques de couleur. La solution gère également la suppression des pages blanches et le redressement des documents.
◦ Classement et indexation : Les documents, quelle que soit leur source (e-mails, fichiers électroniques, papiers), sont analysés et classés dans une base d’information unique. Zeendoc utilise la LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents), l’indexation et le classement automatique, ainsi que l’analyse et la gestion des métadonnées.
◦ Recherche performante : Un moteur de recherche puissant permet des recherches Full-Text (dans le contenu) ou dans les propriétés des documents. Les résultats peuvent être affichés sous forme de tableau ou de vignette, et l’information est partageable.
◦ Exploitation et collaboration : Le document devient une information « vivante » au sein de Zeendoc. Les fonctionnalités incluent le travail collaboratif (commentaires, notes, tampons), la mise en place de workflows documentaires pour la circulation et la validation, la liaison de documents, le versionning avec historique, le publipostage automatisé, le transfert de fichiers lourds, la gestion des accès et des droits, et la création d’alertes de relance ou de paiement.
◦ Archivage sécurisé : La numérisation sécurise le patrimoine des entreprises et valorise les informations. Chaque document entrant est horodaté et converti au format PDF/A avec un contrôle d’intégrité lors du dépôt. Un archivage à valeur probante est également proposé.
• Sécurité des données sensibles :
◦ Zeendoc assure une connexion sécurisée, le cryptage des documents et un contrôle d’intégrité.
◦ L’infrastructure repose sur des technologies de pointe telles que la redondance, la haute disponibilité et l’utilisation d’énergie verte.
◦ L’hébergement est 100% français avec trois Data Centers géographiquement distants pour garantir la confidentialité et la disponibilité des données sensibles. Le stockage est certifié ISO 27001.
• Conformité légale et usages administratifs :
◦ Zeendoc accompagne la dématérialisation en conformité avec les législations telles que le RGPD, Chorus Pro, la Loi Macron, le bulletin de paie électronique et la signature électronique de contrats. Elle est aussi conforme à la facture électronique obligatoire.
◦ La solution s’adapte à des usages administratifs spécifiques :
▪ Dossiers RH : Contrôle de complétude, signature de contrats, formulaires de congés, dématérialisation des bulletins de salaire, alertes sur les fins de période d’essai, CDD, arrêts maladie.
▪ Dossiers Fournisseurs : Dématérialisation du processus d’achat, collecte automatique des factures, rapprochement commande/facture, génération de virements SEPA, dossier unique par fournisseur, automatisation de la saisie comptable.
▪ Dossiers Clients : Circuits de validation, envoi et suivi des paiements de factures, signature électronique de factures et contrats, convertisseur Factur-X, archivage à valeur probante, passerelle vers le logiciel comptable.
• Connectivité et innovation :
◦ La solution est interopérable avec les outils métiers existants et compatible avec toutes les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) du marché.
◦ Elle est boostée à l’IA développée en interne.
Zeendoc est donc une solution complète, sécurisée et évolutive pour la gestion documentaire en Cloud, offrant une expertise de 25 ans et visant à optimiser la productivité et la conformité pour ses utilisateurs
