Boostez votre productivité grâce à Zeendoc : la GED qui se marie à votre ERP

“Vous en avez assez de perdre du temps à retrouver vos documents ? Zeendoc, associée à votre ERP, vous offre une solution simple et efficace pour centraliser, classer et retrouver tous vos fichiers. Gagnez en productivité et améliorez la collaboration au sein de votre entreprise.”

Si les ERP (Progiciels de Gestion Intégrée) sont des outils indispensables pour gérer les données de l’entreprise, ils ne suffisent pas toujours à maîtriser l’ensemble de la documentation. C’est là qu’intervient la GED (Gestion Électronique des Documents), et plus particulièrement une solution comme Zeendoc.

Pourquoi combiner Zeendoc et un ERP ?

1. Complémentarité des outils

• ERP : le cœur de l’entreprise : L’ERP centralise les données opérationnelles de l’entreprise (comptabilité, production, CRM…). Il est essentiel pour la gestion quotidienne des activités.
• GED : le coffre-fort documentaire : La GED, quant à elle, se concentre sur le stockage, le classement et la recherche de documents. Elle vient compléter l’ERP en offrant une solution dédiée à la gestion documentaire.

2. Optimisation des processus

En combinant Zeendoc et un ERP, les entreprises peuvent :

• Améliorer la productivité : En facilitant la recherche de documents, les collaborateurs gagnent du temps et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Renforcer la sécurité des données : La GED offre des fonctionnalités avancées de sécurité pour protéger les documents confidentiels.
• Faciliter la collaboration : Zeendoc permet de partager des documents en toute sécurité avec les collaborateurs, les partenaires et les clients.
• Assurer la conformité réglementaire : La GED aide les entreprises à respecter les obligations légales en matière d’archivage.

Deux exemples concrets d’utilisation de Zeendoc en complément d’un ERP

1. Gestion des contrats

• Problématique : Les contrats sont souvent des documents complexes, qui doivent être conservés pendant de longues périodes. Leur gestion manuelle peut être fastidieuse et source d’erreurs.
• Solution avec Zeendoc : En intégrant Zeendoc à leur ERP, les entreprises peuvent :
  • Numériser et indexer tous les contrats.
  • Définir des workflows pour les différentes étapes du cycle de vie d’un contrat (signature, renouvellement, résiliation).
  • Mettre en place des alertes pour rappeler les échéances.
  • Faciliter la recherche de contrats grâce à des critères précis (type de contrat, parties prenantes, date…).

2. Gestion des dossiers clients

• Problématique : Chaque client génère un volume important de documents (devis, factures, bons de livraison…). Il est essentiel de pouvoir retrouver rapidement ces documents pour répondre aux demandes des clients.
• Solution avec Zeendoc : Zeendoc permet de :
  • Constituer des dossiers clients électroniques.
  • Associer les documents aux fiches clients de l’ERP.
  • Partager les dossiers clients avec les commerciaux pour faciliter le suivi des affaires.
  • Mettre en place des autorisations d’accès pour protéger les données sensibles.

La GED Zeendoc est un outil complémentaire idéal pour les entreprises équipées d’un ERP. En offrant une solution efficace pour gérer l’ensemble de la documentation, Zeendoc permet d’améliorer la productivité, la sécurité et la conformité des organisations.

Les principaux avantages de combiner Zeendoc et un ERP sont :

• Une meilleure organisation des documents
• Une recherche documentaire facilitée
• Une collaboration optimisée
• Une sécurité renforcée
• Une conformité réglementaire assurée

En choisissant Zeendoc, les entreprises font le choix d’une solution performante et évolutive pour gérer leur patrimoine documentaire.