L’objectif d’une TPE est de s’équiper d’un outil aux fonctionnalités complètes pour piloter au quotidien les besoins des petites entreprises : facturation, comptabilité, trésorerie, archivage et respect des règles fiscales.
Une GED (gestion électronique de documents) emploie 3 outils qui sont au cœur de son principe de fonctionnement : un moteur de RAD/LAD (reconnaissance et lecture automatique de document), un moteur de recherche plein texte, un stockage sécurisé et accessible à tout instant.
Il en résulte les avantages suivants :
- Une meilleure organisation
La GED a pour but premier de centraliser tous les documents de l’entreprise ou du professionnel libéral, ce qui facilite leur recherche et leur consultation. Elle permet également de classer les documents de manière logique, ce qui contribue à une meilleure organisation.
- Une économie de temps et d’argent
La GED permet de gagner du temps et de l’argent en évitant la manipulation et la reproduction de documents papier. Ceci entraine également une réduction des coûts de stockage des documents : le local à archive n’est plus nécessaire et peut se transformer en nouveau bureau !.
- Une meilleure productivité
La GED fait gagner en productivité en automatisant certaines tâches, telles que la recherche de documents ou la facturation. Elle va également faciliter la collaboration entre les différents membres de l’entreprise ou du cabinet professionnel : les collaborateurs en télétravail ou en déplacement ont accès aux mêmes documents que les collègues au bureau.
- Une sécurité renforcée
La GED aide à protéger les documents de l’entreprise ou du professionnel libéral contre la perte, la destruction ou la falsification. Elle permet également de contrôler l’accès aux documents, ce qui contribue à la sécurité des données.
- Une conformité aux normes
La GED peut aider les TPE et les professions libérales à se conformer aux normes en vigueur, telles que la norme ISO 9001 ou la norme ISO 27001. Grâce à des fonctions telles que le versionning (chaque modification du document est tracé et historisé), ou de l’horodatage (référence infalsifiable sur tout document dématérialisé) va garantir la traçabilité des documents, leur authenticité et de les conserver pendant la durée légale requise.
- Une meilleure satisfaction des clients
La GED peut contribuer à améliorer la satisfaction des clients en facilitant l’accès aux documents et en accélérant le traitement des demandes : la création d’un espace client dans lequel sont déversés tous ses documents, contrats, factures ou justificatifs, lui donne une autonomie dans la gestion de la relation avec le TPE et évite de vous solliciter. Elle peut également permettre de personnaliser les documents, ce qui peut contribuer à renforcer la relation client.
La GED est un outil qui peut apporter de nombreux avantages aux TPE et aux professions libérales. Elle permet de gagner en organisation, en productivité, en sécurité et en conformité, tout en améliorant la satisfaction des clients.
