Qu'est-ce que la gestion électronique de document (GED) ?

La gestion électronique de document, plus communément appelée GED est un procédé informatisé qui vise à gérer, concevoir, organiser, diffuser, et archiver des documents papiers ou électroniques au sein d’une organisation.

En résumé avoir une GED, c’est créer un système numérique répondant aux besoins de dématérialisation du patrimoine documentaire d’une entreprise.
Souvent synonyme de contraintes et d’investissements lourds dans la tête des chefs d’entreprises, elle génère pourtant de nombreux avantages.

Que dit la loi ?

L’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 a ainsi prévu qu’une obligation de réception de factures électroniques s’appliquera à compter du 1er juillet 2024 et qu’une obligation d’émission des factures par voie électronique et de transmission de données entrera en vigueur progressivement, selon un calendrier déterminé en fonction de la taille des entreprises, entre le 1er juillet 2024 et le 1er juillet 2026.

Les factures doivent répondre à trois critères :

Augmentation coût d'impression

 

  • Authenticité (garantie d’identité)
  • Intégrité (non modifiable)
  • Lisibilité (facilement compréhensible)

Même si nous pourrions penser qu’un simple format PDF suffit, les factures doivent être initialement créées de manière digitale. Un logiciel de gestion de contenus permet donc une mise en conformité des factures qui peut également être étendue à tout votre organisme.

Mettre en place un projet tel que celui-ci, améliore la gestion, le suivi et la recherche des documents tout au long de leur cycle de vie. Contrairement aux idées reçues, cette solution permet une réelle économie sur les coûts de gestion de documents papiers souvent oubliés ou négligés. Ainsi l’automatisation des taches donne une réelle dimension au travail collaboratif, à la mobilité ainsi qu’à la communication interne et externe avec les parties prenantes.

Quels bénéfices pour l’entreprise ?

Traçabilité et contrôle

Traçabilité et contrôle des données
Découvrez le chemin de vos documents

Réduction des délais de traitement

Réduction des délais de traitement
Automatisation des taches

Accès rapide aux données

Accès rapide aux données
Accédez à vos documents en quelques clics

Fluidité des échanges

Fluidifications des échanges
Créez des répertoires commun pour vos collaborateurs

Une sécurisation des données optimale

Vos données sont le moteur de votre entreprise, les sécuriser est indispensable. De ce fait, les logiciels de gestion de contenu permettent d’optimiser la sécurité de vos documents par différents procédés.

La gestion des droits de lecture, de modification ou encore de suppression de document en fonction des utilisateurs, la traçabilité des flux de documents et l’archivage électronique pendant la durée de conservation légale limite les risques de perte, fraudes et fuites de données.

Comment mettre en place une bonne solution GED  ?

Pour mettre en place une bonne GED, il ne suffit pas de trouver la solution la moins chère ou d’adobter un logiciel de comptabilité. En effet, si vous souhaitez bénéficier de tous ses avantages, il est important de faire le point sur votre logique documentaire. Volumétrie, types de documents, parties prenantes et collaborateurs, tout doit être pris en compte.

La mise en place d’une solution GED est donc un projet complexe et délicat. Aussi, un audit est une étape quasiment obligatoire pour s’assurer de trouver la GED qui vous correspond. Être accompagné de professionnels prenant en considération tous les facteurs de votre système de document, vous permettra en outre de gagner du temps avant même la mise en place de l’outil.

Groupe Networks, en sa qualité d’expert, est en mesure de fournir les solutions les plus efficientes pour les entreprises voulant sauter le pas.

Essayer la formule "GED ma Boite" ou demander un devis ?

J'en Profite