La dématérialisation d’un document concerne le remplacement d’un document papier par un format numérique, grâce à des outils de gestion électronique des documents (GED).
Il ne faut pas confondre avec la numérisation qui consiste à transférer le contenu et les caractéristiques formelles d’un document papier vers un support 100 % numérique. Pour numériser, on se sert en général d’un scanner qui va nous permettre d’obtenir un document PDF.
Si la numérisation consiste à transformer un document analogique en objet numérique, la dématérialisation implique la mise en œuvre d’un système de production, de diffusion et de conservation de documents numérisés.
Le terme de dématérialisation est privilégié au sein des entreprises. On l’emploie également pour désigner la conception d’un système d’information électronique visant à classer les documents numériques et à en faciliter l’accès.
L’objectif est de gérer de façon électronique des données ou des documents métier qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs). Pour cela, il faut être capable de retrouver en un clic le fichier recherché dans une base de données et de le mettre immédiatement à disposition.
Différents documents peuvent être dématérialisés. En règle générale, il faut privilégier les documents entrants ou sortants :
- Factures fournisseurs et clients,
- contrats,
- notes de frais
- courriers,
- bons de commande,
- documents RH,
- bordereaux de livraison,
- dossiers de production
- fiches de paie,
Les avantages de la dématérialisation :
- gain de temps et d’espace
- gain financier
- amélioration de la productivité
- réduction de l’empreinte écologique
- accès facilité aux données
- meilleure coordination et organisation de travail
- traçabilité des documents
- réduction des risques de perte de documents
Il existe de nombreux avantages à se lancer dans ce processus de dématérialisation, les équipes se montrent plus réactives et passent moins de temps à accomplir des tâches chronophages. Les espaces de stockages sont dotés de systèmes de protection des données ce qui vous garantit une sécurisation de vos documents. De plus, ce procédé va vous permettre de faciliter le travail à distance avec un travail simultané de différents collaborateurs sur un même projet grâce à un portail en ligne commun et des outils électroniques. Ainsi, la signature électronique permet à tous les collaborateurs de signer des documents sans avoir besoin de se déplacer.
Ce projet permet de faire de réelles économies en réduisant un certain nombre de postes de dépenses, mais aussi le matériel (scanner, photocopieuse, mobilier), le traitement des documents et de leur archivage, la facture d’énergie liée à la gestion et à la conservation des documents. Sans compter le temps de travail alloué à cette tâche qui également représente un coût important.
80 % DES DOCUMENTS ARCHIVÉS SONT CONSERVÉS INUTILEMENT*
D’après vous, depuis combien de temps n’avez-vous plus mis la tête dans vos archives ?
Le stockage de documents physique est désormais inutile.
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*Source : Zeendoc
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