Zéro papier : la dématérialisation pour votre bureau

Zéro papier : la dématérialisation pour votre bureau

Zéro papier : la dématérialisation pour votre bureau 150 150 Groupe Networks

La dématérialisation et la politique du zéro papier

 

Le concept de dématérialisation est nouveau et un peu flou, diverses questions viennent à vous. De quoi s’agit-il ? Qu’est ce que le « zéro papier » ? Quels sont les avantages et inconvénients ? Quels sont les procédés utilisés ?

 

La dématérialisation consiste à transformer des documents papiers en fichiers numériques. Dans une démarche extrême il est possible d’arriver au zéro papier, c’est-à-dire la disparition totale des fichiers physiques dans votre établissement. Si vous arrivez au stade du zéro papier, le gain de productivité et les économies en frais de traitements seront très importants et pourront révolutionner votre entreprise.

La dématérialisation et la politique du zéro papier permettent au niveau administratif une efficacité accrue mettant à disposition une gestion entièrement électronique des données et présentant divers avantages :

  • Accélération et optimisation des flux avec les applications Workflow
  • Diminution des coûts de traitements
  • Diminution des frais d’envoi (affranchissement)
  • Suppression d’une grande partie des surfaces de stockage, gain de place
  • Partage des informations grâce aux applications GED.

Zéro papier avec les solutions de dématerialisationEn dehors du cas de la création d’une nouvelle structure, les entreprises doivent passer par une étape de numérisation, c’est-à-dire par le transfert méthodique des documents papiers sur un support numérique.

Afin que les documents soient utilisables par des logiciels, les documents créés à l‘aide d’un logiciel comme les courriers et les factures peuvent être intégrer directement dans le logiciel métier correspondant.

La dématérialisation permet d’automatiser les processus de l’entreprise : comptabilité, finances, gestion des achats ou des ressources humaines.

On estime qu’en moyenne, une facture ou un bon de commande existe-en au mois cinq exemplaires dans une entreprise. La dématérialisation est la solution pour réduire, voire éliminer ces exemplaires papiers, et ainsi arriver au stade zéro papier. Grâce à la dématérialisation vous pourrez éliminer certains coûts tels que les photocopies, mise sous pli, etc.

Zéro papier pour gagner en productivitéLes documents dématérialisés sont traités plus rapidement, car ils n’attendent pas d’être acheminés vers la personne ou le service correspondant. Des logiciels signalent à chaque opérateur les documents électroniques qui attendent leurs interventions.

En revanche, dans une entreprise, un projet de dématérialisation a un fort impact sur l’organisation des processus métier et des services. Pour que la politique du zéro papier s’installe et que les factures soient traitées en deux jours au lieu de deux semaines, il faut réorganiser le flux des documents électroniques. Cela conduit généralement à un gain de productivité.

zéro papier dans votre entreprise

 

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