Solution GED : à quoi ça sert ?

Solution GED : à quoi ça sert ?

Solution GED : à quoi ça sert ? 150 150 Groupe Networks

Solution GED : un outil qui vous permet de faciliter votre gestion administrative et de vous consacrez enfin aux tâches rentables de votre entreprise.

La gestion électronique de documents ou GED recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manières informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.

solution GED marseille

 

Les avantages que présente une solution GED sont divers et nombreux. Par exemple l’installation d’une solution GED permet une réduction des coûts liée au papier. Cette réduction n’est pas sans impact. Elle induit une économie d’argent suite à la faible utilisation de consommable, mais aussi un gain de temps avec une recherche facilitée, un archivage simple et la libération d’un espace de stockage. Cela vous permet ainsi de vous consacrer réellement aux activités rentables de votre entreprise.

 

Une solution GED présente un accès ubiquiste aux documents. C’est-à-dire que tous les documents sont accessibles par tous, de partout et de manière simultanée.

 

L’amélioration de l’indexation et de la recherche de documents permettent une gestion plus rapide,  plus complète et plus précise avec une solution GED que dans une armoire d’archivage papier.

 

Une solution GED permet à votre entreprise de s’inscrire dans une certaine démarche qualité. Où tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans le système de la solution GED. Cet automatisme permet à votre entreprise un plus au niveau de sa crédibilité et de son professionnalisme.

solution GED groupe networks

Une solution GED permet de maîtriser les flux de documents et d’en améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. La gestion électronique de document est également un moyen pour répondre aux contraintes légales liées à l’archivage et aux exigences des processus qualité. Malgré des coûts initiaux et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, elle peut induire des économies financières et des gains de productivité non négligeables dans la croissance d’une entreprise.

 

Fonctionnalités d’une solution GED classique :

 

  • Acquisition : Elle concerne tous types de documents ; déjà existants, produits, mais aussi bien les documents électroniques que les documents papiers via la numérisation

 

  • Classement : Lorsqu’un document entre dans le système de gestion d’une solution GED, il doit pouvoir être retrouvé sans difficulté. Il est donc indexé selon ses métadonnées et son contenu.

 

  • Stockage : Il est impératif de garantir l’intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de la solution GED. Il faut donc s’intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes.

 

  • Diffusion : Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou papier. Une solution GED permet en quelques sortes de valider ces diffusions, c’est-à-dire de garder une trace de l’envoi, mettre les fichiers aux formats adéquates,  …

 

  • Archivage : Une solution GED permet la conservation de documents qui pour vous n’ont plus de pertinence, mais qui d’un point de vue légal doivent être conservés. Ils sont alors archivés avec une indexation cohérente facilitant leurs recherches et accès.solution GED gestion documentaire

Vous pouvez vous rendre sur le site des solutions de gestion électronique de documents que nous proposons : Zeendoc, Drivve , iXware, PaperCut

Laisser une réponse

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Vous souhaitez des informations complémentaires, prendre un RDV avec un conseiller, un devis spécifique... Notre équipe est à votre écoute !

Afin de répondre au mieux à votre demande, merci de renseigner le formulaire ci-dessous.

[recaptcha]
By using this form you agree with the storage and handling of your data by this website.