• By Cathy
  • 16 novembre 2015

La gestion électronique de documents (GED)

La gestion électronique de documents (GED)

La gestion électronique de documents (GED) 150 150 Groupe Networks

Organisez et gérez vos documents !

 

Le GROUPE Networks propose à travers son métier Gestion Documentaire, plusieurs solutions de gestion électronique de documents.

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Qu’est-ce que la gestion électronique de documents ?

La gestion électronique de documents ou GED recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage :

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Les fonctionnalités de la GED

Acquisition 

L’acquisition concerne aussi bien les documents existants que les nouveaux, aussi bien les documents papier (via numérisation ) qu’électronique.

Classement

Lorsqu’un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d’ajout, responsable de l’ajout) et son contenu (recherche en texte intégral).

Stockage

Il est impératif de garantir l’intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s’intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes.

Diffusion

Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.

Archivage

Certains documents doivent légalement être conservés mais n’ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l’archivage.

 

Enjeux de la GED

La GED permet de maîtriser les flux de documents et d’en améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. La GED est également une solution pour répondre aux contraintes légales liées à l’archivage et aux exigences des processus qualité. Malgré l’investissement initiale et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, elle peut générer des économies financières et des gains de productivité intéressants.

 

Réduction des coûts liés au papierimprim-vert

L’existence d’un document papier génère des coûts : consommables, recherche, archivage. La GED réduit en grande partie ces coûts.

Accès ubiquiste aux documents

Le système de GED est accessible de partout dans l’Organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.

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Une recherche facilitée, un archivage simple et la libération d’un espace de stockage. Cela vous permet ainsi de vous consacrer réellement aux activités rentables de votre Entreprise.

Amélioration de l’indexation et de la recherche

L’indexation et la recherche de documents sont plus rapides, complètes et précises dans un système de GED que dans des archives papier.

Démarche de qualité

Tout document produit ou transitant par votre Organisation est enregistré dans la GED. Ce côté systématique s’inscrit naturellement dans le cadre de la démarche qualité.

 

L’équipe du GROUPE Networks reste à votre disposition pour tous conseils ou informations concernant ces solutions.

 

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