• By Cathy
  • 10 juillet 2015

Gestion électronique de documents : les 10 raisons de l’adopter

Gestion électronique de documents : les 10 raisons de l’adopter

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Gestion électronique de documents

La gestion électronique de documents est un procédé qui vise à organiser et gérer l’information d’une entreprise de manière électronique.

C’est  principalement la mise en œuvre des systèmes d’acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d’indexation, de classement, de gestion et stockage, d’accès (navigation et recherche) et de consultation des documents par mode informatique.

Une solution de gestion électronique de documents est installé sur des serveurs distants plutôt que sur les machines des utilisateurs. Les clients ne paient pas de licence d’utilisation pour une version, mais utilisent généralement gratuitement le service en ligne ou payent un abonnement récurrent.

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10 Raisons d’adopter une solution de gestion électronique de documents

  • Améliorer la disponibilité : Quelque soit l’interface que vous utilisez (Ordinateur, tablette, smartphone…), quelque soit le lieu (au bureau, à la maison, chez le client…) vos documents sont disponibles en un seul clic.
  • Gagner de l’argent : Réduire ses coûts c’est augmenté sa compétitivité. Avec la gestion documentaire, vous imprimez moins, vous gagnez du temps, vous gagnez en espace … Vous gagnez de l’argent.
  • Gagner du temps : Beaucoup de vos tâches étant simplifiées par la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents, un gain de temps est crée afin de le réutiliser pour les tâches rentables de votre métier. Grâce à la gestion électronique de documents ; l’indéxation, l’archivage et la sécurisation d’un document vous prend le temps d’un scan.
  • Augmenter la productivité : Avec les outils logiciel adéquat, vous optimisez le temps de travail de vos collaborateurs et leur permettez de délivrer toute leur valeur ajoutée sur leur métier et non plus temps d’archivage et de recherche de l’information.
  •  Etre plus écologique : En dématérialisant systématiquement vos données (courriers, télécopies, factures, courriels, photos, etc.) , le flux de papiers dans l’entreprise est quasiment nul. L’impact environnementale de votre entreprise est donc moins important.
  • Assurer la sécurité : Vous n’aurez plus jamais de risque de perdre votre information. Pas de risque de cambriolage, d’incendie, d’inondation. Chaque document est sécurisé, indexé avec des droits d’accès préalablement définie.
  • Accentuer la mobilité : Le monde de l’entreprise est en perpétuel mouvement. La réussite d’une organisation est souvent du à sa capacité de répondre à son client le plus rapidement possible. Ne perdez plus de temps à chercher la solution, elle est toujours à votre disposition.
  • Favoriser l’automatisation : Mise en place de workflow, relance automatique, circuit approbation, signatures électroniques… Quelque soit vos contraintes et vos demandes, nous savons vous accompagner pour faciliter et automatiser vos tâches du quotidien.
  • Assurer la conformité : Grâce à nos solutions, vos documents sont garanties conformes, sans modification ou altération de l’original. Un procédé de suivi et de sécurisation ultra poussé vous assure une parfaite authenticité des fichiers indexés.
  • Consolider la qualité : La validation et le suivi d’un dossier dans une entreprise est souvent synonyme de démarches lourdes et contraignantes. Nous pouvons vous accompagner pour mettre en place des Workflow adaptés et ainsi optimiser votre protocole de qualité.

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Pour plus de renseignements, nous vous invitons à nous contacter au 04.91.03.67.14 ainsi qu’à vous rendre sur Wikipédia

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