Dématérialisation de documents

Dématérialisation de documents

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Dématérialiser pour atteindre le « Zéro Papier » … ou presque !

Si l’informatique en entreprise est depuis longtemps associée à un objectif de « zéro papier », force est de constater que cela ressemble plus à un vœu pieu qu’à la réalité.

En effet, c’est plutôt l’effet inverse que l’on constate au quotidien : chaque personne impliquée dans l’élaboration d’un document informatique, la rédaction d’un document passe par l’impression papier aux étapes clés de contrôle et de relecture. Avant sa diffusion, qui se fera souvent sous forme papier, le document aura déjà été imprimé un nombre considérable de fois.

La dématérialisation a pour objectif d’apporter de la souplesse là où le papier est au contraire extrêmement figé : circulation de l’information quasi instantanée quelle que soit la distance, possibilité d’effectuer des recherches sur plusieurs millions de documents à l’aide de mots-clés, sécurisation de l’accès à un groupe de documents, voire à un document lui-même, etc.

Dématérialisation des documents

 

 

Qu’est ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents. La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des documents électroniques, étape permettant d’envisager la mise en œuvre du fameux « bureau zéro papier ». La dématérialisation d’un document consiste à le transformer en l’inscrivant sur un support électronique. Ainsi, l’information de gestion, qui était stockée et diffusée sur support papier, devient stockée et diffusée sur support électronique.

Si la dématérialisation est bien gérée, elle permet de faciliter le partage d’informations. Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment : D’une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques ; D’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement.

Ainsi, la numérisation qui est la première étape de l’archivage sous forme électronique de documents physiques n’est qu’une copie par rapport à l’original papier.

dématérialisation marseille

Pourquoi dématérialiser ?

La dématérialisation permet de diminuer le coût de traitement de l’information tout en fluidifiant les processus. Toutes les entreprises qui envisagent la dématérialisation espèrent optimiser plus facilement leur fonctionnement interne. Les processus organisationnels basés sur des documents papier sont lents, coûtent cher et sont source d’erreurs.

De plus, la dématérialisation est non seulement un sujet concret mais aussi un enjeu majeur pour toutes entreprises : gain de temps, réduction de l’utilisation des imprimantes et des photocopieurs, meilleure communication en interne et à l’extérieur des organisations, amélioration de la productivité, réaction spontané des différents services.

Il est possible de cités de nombreux avantages qu’engendre la dématérialisation des documents : les tâches administratives sont réduites, les gains de productivité, et de rendement sont optimisés … Remplacer le courrier postal par du courrier électronique, en lui conférant une valeur légale, est l’un des atouts de la dématérialisation que peut exploiter toutes entreprises juridiques ou non.

Par ailleurs, en supprimant l’usage du papier, la dématérialisation représente une technologie protectrice de l’environnement, donc favorable au développement durable. En effet, la dématérialisation devrait logiquement favoriser une réduction de l’usage du papier, et ainsi, contribuer à la préservation des espaces forestiers. La formule « dématérialisation = moins de papier = moins d’arbres abattus = écologie » a toutes les apparences du bon sens. Toutes activité professionnelle est inévitablement concernée par la dématérialisation.

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